面对没有预约的来访者，秘书切不可直接将其带到领导办公室或者其他相关部门,应事先对来访者迅速进行甄别，做好分流与接待工作。无预约来访者-般可分为以下几类:(1)固执任性的推销类人员:秘书初步判断其推销的产品本公司是否需要，如可能有需要则打电话咨询采购部门，如无需要则可以直接明确、大方地告诉对方。对于特别固执的推销人员,秘书可以请他留下名片或产品说明书，告诉他公司有需要时再联系或代为转达给采购部。(2)情绪激动的投诉类人员:面对情绪激动的投诉人员，秘书应保持冷静，认真听取投诉者的叙述，心平气和地与对方交谈，与售后服务部取得联系，请售后服务部的工作人员给予专业的解答和接待。
(3)上司熟知的重要客户或亲戚朋友等:热情接待，了解对方的基本情况后及时与上司联系，按照被访者的指示处理。值得注意的是,很多无预约来访者会假冒上司的亲戚朋友之名要求会见，秘书必须灵活应对,准确甄别来访者的身份和意图，切不可贸然引领至上司办公室。
如果被访者虽有时间，但是不想接见来访者。秘书可以视情况而定，直接告诉来访者不能接见的原因，或是以被访者没有时间或不在公司等为借口，告诉客人被访者不能接见，以免客人不悦。
(4)不明身 份的来访者:有一些不速之客会直接点名要与某某会谈,但拒绝告之秘书自己的身份和来意，此时秘书不能直接告诉对方被访者是不是在办公室，应先请来访者就座，并热情地对他说“请您稍等一会 儿，我帮您去看看他在 不在办公室”，然后及时地通知被访者，根据被访者的指示安排见面或者婉拒客人。
点赞 (2)
回复
